Deze vraag krijg ik heel vaak als ik vertel dat ik in een Raad van Toezicht (RvT) zit. En ja, er komt heel wat leeswerk bij kijken, maar dat is gelukkig niet het enige! Natuurlijk verschilt het per organisatie en zal iedere toezichthouder er zijn eigen draai aan geven. Ik vind het in ieder geval een van de leukste rollen die er is. En daarom wil ik er ook graag vooroordelen over wegnemen. Daarom heb ik hieronder de vragen van afgelopen periode verzameld om er iets over te vertellen vanuit mijn ervaring.
Om met de eerste te beginnen:
Dan moet je toch stapels papier doorlezen?
Voor de vergaderingen ontvang ik inderdaad eens stapel papier. Vaak een overzicht van de activiteiten van de afgelopen periode met een financieel overzicht. Voorbereiding van nieuw beleid of het nieuwe (meerjaren)plan. Terug- en vooruitkijken. Kan de directeur extra input gebruiken? Dan zit er ook vaak een schets van nieuwe ideeën bij. Maar na de eerste paar keer weet je hoe de documenten zijn opgebouwd en waar je op kan letten. Daarnaast weet je wat de punten zijn die aandacht verdienen. Ik zit vaak in de trein en is dat voor mijn een mooi moment om me voor te bereiden.
Maar gelukkig is dat niet het enige! De betrokkenheid bij de organisatie, onderzoeken hoe je vanuit je eigen netwerk de organisatie kan helpen, aanwezig zijn bij bijeenkomsten zijn voor mij het meest interessant. Omdat ik nieuwsgierig van aard ben, vind ik het ook erg leuk om bijvoorbeeld naar inhoudelijke conferenties te gaan. Daar leer ik zelf van én kan ik de organisatie vertegenwoordigen.
Heb je daar wel tijd voor?
Ja zeker, het komt voor mij vaak neer op 6-8 vergaderingen per jaar waarvoor je inderdaad stukken moet voorbereiden. Daarnaast kies ik zelf of ik nog bij andere bijeenkomsten aanwezig wil zijn of bijvoorbeeld op een andere manieren extra kennis op wil doen. Voor mijn rol bij VSO heb ik bijvoorbeeld online een cursus Humanitarian respons to conflict and Disaster (edX / Harvard) gevolgd. Ook ga ik op eigen initiatief (en kosten) naar een conferentie over Volunteering for Development. Daardoor verwacht ik nog meer achtergrond kennis op te doen waardoor ik ontwikkelingen in het veld van ontwikkelingshulp beter kan inschatten.
Hoeveel krijg je daar dan voor betaald?
In mijn geval helemaal niets. Ik vervul deze rollen voor vrijwilligersorganisaties of goede doelen. Bij deze organisaties is de Raad van Toezicht onbezoldigd. Vergoeding van reiskosten is heel gebruikelijk, maar daar maken veel toezichthouders geen gebruik van. Daarnaast zijn er voor verschillende branches afspraken over de vergoedingen die je in Nederland mag ontvangen voor deze rollen.
Maar heb je dan ook nog ander werk?
Natuurlijk! Daarnaast werk ik nog gewoon fulltime voor mezelf en ook voor andere toezichthouders geldt dat deze rol niet of zeer zelden hun enige “werk” is. Het verschilt sterk hoeveel tijd je aan een RvT kwijt bent, maar houd daarbij in het achterhoofd dat hoe groter de bedrijven worden, hoe groter de staf en hoe meer interne procedures er zijn om ervoor te zorgen dat een organisatie haar dienstverlening eerlijk en transparant verleend.
Daar moet je toch veel ouder voor zijn?
Dat was ook mijn eerste reactie toe ik voor mijn eerste RvT rol werd gevraagd. Ik was verrast, verbaasd en zag het ook als een enorm compliment. Ik had daarvoor wel ervaring als bestuurder opgedaan, maar bij een Raad van Toezicht dacht ik altijd aan grijze mannen. Ja, ook ik. Ik was tijdens mijn studie psychologie al begonnen met mijn consultancy werk en had ik daarom op mijn 29e al veel bedrijven een kijkje in de keuken mogen nemen. Met mijn achtergrond in organisatiepsychologie had ik geleerd vragen te stellen. Maar was ik al klaar voor een functie als deze?
Al snel bleek het een erg leuk team waarin ik de tijd kreeg om “het vak te leren”. Door de open opstelling van de directeur kon ik alle vragen stellen die nodig waren om de organisatie te leren kennen. Met een voorzitter die iedereen in de RvT bewust de ruimte gaf om zijn/haar mening te geven en de ervaring van de andere twee leden voelde ik me al snel op mijn plek. Door bij een paar bijeenkomsten met medewerkers en de gemeente te zijn kreeg ik meer en meer beeld van de nuances waarin de organisatie werkte en vooral voor wie we dit deden. De groei van de organisatie in de eerste jaren zorgde voor een sterke basis voor de heftige situatie waarin we daarna kwamen en waarbij we hebben moeten besluiten de organisatie op te heffen. In deze jaren zijn alle aspecten van “goed toezicht” zeker langs gekomen.
De volgende toezichthoudende rol waarvoor ik werd gevraagd was voor IVN Natuureducatie, een organisatie die ik in de jaren daarvoor al goed had leren kennen.
Toen ik werd gevraagd om de Vereniging te vertegenwoordigen in de Raad van Toezicht van de Stichting heb ik daar dan ook niet lang over nagedacht. Deze tweede RvT rol kon ik zowel met ervaring áls kennis van de organisatie instappen.
Heb je dan wel echt iets in te brengen?
Zeker! In de Raden van Toezicht waar ik tot op heden heb gezeten heerste altijd een gelijkwaardige relatie tussen de leden van de RvT en de directeur. Of het nu lokaal, landelijk of inmiddels internationaal is. Het respect voor elkaars rollen en het ook op de juiste manier gebruik maken daarvan is erg belangrijk voor het functioneren van de hele organisatie. Zoek naar het evenwicht tussen het toezicht houden & adviseren én voorkomen dat je op de stoel van de directeur gaat zitten. En hoe dat evenwicht precies ligt hangt echt af van de situatie op dat moment.
En hoe zit het dan met de grijze mannen?
In de Raden van Toezicht waarin ik zit is het evenwicht tussen mannen en vrouwen vaak prima en zijn er ook leden van verschillende leeftijden. Maar ik moet eerlijk zeggen dat dat waarschijnlijk ook met de branches (not-for-profit) te maken heeft. Vanuit mijn werk zie ik ook zeker de grijze-mannen-bolwerken nog veel voorkomen. Overigens kan ik het vaak goed vinden met de wijze-grijze-koppen.
Je mag toch niet betrokken zijn bij de organisatie?
Juist wel! Natuurlijk niet betrokken als medewerker of als leverancier van aan de organisatie. Dan heb je dubbele petten op. Maar betrokken in de zin van willen weten wat er in de organisatie speelt, welke interne en externe omstandigheden de organisatie mee te maken heeft en waar kansen en bedreigingen liggen juist wel. Vaak wordt ook verwacht dat je op een bepaalde manier je netwerk inzet als dat nuttig is of je de organisatie vertegenwoordigd op bepaalde gelegenheden.
Wil je nog meer betekenen? Dan kan dat zeker. In zo’n geval stem ik het wel altijd vooraf even af om te voorkomen dat er verwarring over kan ontstaan. Beter voorkomen dan achteraf moeten uitleggen. Zo ga ik als alles goed gaat in maart 2019 voor VSO mee de Kili Meru op, een actie om extra donateurs te werven.
Welke tips heb je voor een nieuwe toezichthouder?
Stel je altijd nieuwsgierig op en stel vragen. Als je met oprechte interesse gesprekken voert en je verdiept dan is iedereen zeer behulpzaam en open, ook over hun eigen ervaring. Vorm altijd je eigen beelden en toets deze bij je collega RvT-leden. Snap je iets niet? Vraag door tot je het wel snapt, je bent waarschijnlijk niet de enige die het niet ziet!
Voel je je vertrouwder als je eerste meer achtergrond kenis hebt opgedaan? Dan zijn er verschillende opleidingen / cursussen waar je naar kan kijken. Denk bijvoorbeeld aan:
- Filantropie aan de VU als je meer wilt leren over goede doelen en geven.
- Toezicht nieuwe stijl van Ebbinge over de rol van een toezichthouder
- Commissarissen en Toezichthouders Programma van Tias over de harde en zachte kant van toezichthouden.
Hoe kom je aan deze functies?
Voor de eerste twee ben ik gevraagd, voor laatste heb ik zelf gesolliciteerd. Ik vind het een erg leuke rol en mijn rode draad is de ervaring als bestuurder en RvT lid bij organisaties die veel met vrijwilligers én beroepskrachten samen werken.
Op dit moment vervul ik een rol in de Raad van Toezicht voor IVN Natuureducatie en voor VSO Nederland. Wil je meer weten of twijfel je of zo’n rol wat voor je is? Ik vertel je er graag meer over, op naar een grotere diversiteit!